El Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MGDEA)

El Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (MGDEA) es el marco de referencia para la implementación de la política de la gestión de documentos electrónicos de archivos en la Universidad Nacional de Colombia y tiene como objetivo establecer directrices técnicas específicas para la correcta ejecución de los procesos de gestión documental. Este modelo abarca todas las actividades y acciones previstas dentro del ciclo de vida de los documentos y archivos, desde su recepción o producción por parte de las distintas dependencias, hasta su disposición final, sin importar el tipo de soporte en el que se registre la información institucional.

Alcance y Aplicación

La implementación y supervisión del MGDEA se aplica a la Universidad Nacional de Colombia y afecta a todo su personal, ya sea de manera directa a través de diversas modalidades de contratación, o de manera indirecta mediante convenios con empresas externas u otras modalidades contractuales. Este modelo se aplica a todos los documentos creados o recibidos por la Universidad, tanto en soporte electrónico como aquellos documentos originalmente en papel que necesiten ser convertidos a formato electrónico mediante un proceso de digitalización segura.

Marco Legal y Normativo

El diseño del MGDEA se fundamentó en la legislación nacional colombiana en materia de gestión documental, así como en los lineamientos expedidos por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Cultura, el MinTic, y la propia universidad. Además, se consideran las directrices internacionales, especialmente las derivadas del Consejo Internacional de Archivos y las normas ISO. La generación de normas ISO relacionadas con la gestión de documentos es amplia y compleja, incluyendo un conjunto de normas que impactan directamente en la formulación e implementación de un Sistema de Gestión Documental (SGD) y otras que constituyen recursos complementarios para aplicaciones específicas.

Objetivos Importantes en el MGDEA

1. Establecer directrices técnicas para la correcta ejecución de los procesos de gestión documental.


2. Asegurar la integridad y autenticidad de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.


3. Facilitar el acceso y la recuperación de documentos de manera eficiente y segura.


4. Promover la interoperabilidad con otros sistemas de información y administraciones.


5. Normalizar la estructuración y organización de documentos y expedientes en todas sus fases.


6. Garantizar la conservación a largo plazo de documentos electrónicos de valor histórico o legal.


7. Optimizar los procesos de digitalización de documentos en soporte papel.


8. Cumplir con la normativa nacional e internacional en materia de gestión documental.


9. Mejorar la eficiencia administrativa mediante la automatización de procesos documentales.


10. Fomentar la transparencia y rendición de cuentas a través de una gestión documental adecuada.