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Conoce las preguntas más consultadas frente a la implementación del MGDEA.
Diríjase al enlace: https://gestiondocumental.unal.edu.co/normatividad-interna/ y ubíquese en la pestaña de Documentos Generales allí encontrará el manual operativo para su descarga.
El proyecto MGDEA cuenta con un Plan de Gestión del Cambio mediante el cual se desarrollan actividades de comunicación y divulgación, entre ellas infografías, Post informativos, videos, entre otras, como apoyo para la comprensión y aplicación de lo establecido en el manual.
Para acceder a este material diríjase al enlace: https://gestiondocumental.unal.edu.co/manual-operativo/, allí visualizará los recursos gráficos generados por la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.
En el numeral 6° del Manual operativo para la gestión de los documentos electrónicos de archivo y de los expedientes electrónicos durante su ciclo de vida, se relacionan los medios de recepción físicos y electrónicos.
Este tipo de documentos tienen características particulares ya que se componen de fórmulas e incluso de lenguaje de programación Visual Basic, por lo cual no es recomendable la conversión con el fin de garantizar su legibilidad y posteriores operaciones. Únicamente en el caso que estas bases requieran tener una estructura de lectura es recomendable convertir a PDF/A.
La implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA contempla la automatización del flujo de comunicaciones oficiales (PQRS), que incluye el componente de firmas digitales para que los documentos tengan atributos de autenticidad y no repudio.
La universidad llevará a cabo un proceso de contratación para la adquisición de estas firmas, las cuales se proporcionarán a los jefes de área, coordinadores y directivos, dado que son ellos quienes tienen esta función. Este proceso será liderado por la Dirección Nacional de Estrategia Digital – DNED.
La universidad, mediante al Resolución de Rectoría 895 de 2021 adoptó la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo y la Política de Firma Digital y Electrónica, de igual forma el manual operativo para la gestión de los documentos electrónicos de archivo y de los expedientes electrónicos durante su ciclo de vida, establece un marco claro para el uso de tres (3) tipos de firmas:
– Firma electrónica simple: es un mecanismo de autenticación que vincula un documento electrónico a un firmante o persona. Confirma la identidad del firmante, es decir indica quien es el usuario o persona que firma el documento.
– Firma digital certificada por la UNAL: es aquella que utiliza un certificado digital emitido por la UNAL, que garantiza la identidad del firmante y la integridad del documento. Utiliza mecanismos de seguridad avanzados, lo que añade un nivel de seguridad superior en comparación con la firma electrónica simple.
– Firma digital certificada por un externo: este tipo de firma es ideal para documentos que requieren un alto nivel de confianza y reconocimiento externo. Es útil en transacciones que implican a usuarios fuera de la UNAL y donde se necesita un respaldo adicional sobre la autenticidad.
Para la implementación de alguna de las firmas avaladas por la universidad, se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
–Responsabilidad de las dependencias: cada dependencia o área de la UNAL es responsable de evaluar el nivel de seguridad requerido para los documentos y procesos que gestiona. La elección del tipo de firma adecuada dependerá del contexto y la sensibilidad de la información y es fundamental que cada área esté bien informada sobre los procesos y documentos que maneja, ya que son ellos quienes conocen mejor las implicaciones legales y la naturaleza de la información involucrada.
En este sentido, corresponde a cada dependencia o área productora determinar el tipo de firma que se debe aplicar a cada documento.
–Nivel de seguridad requerido: depende de la sensibilidad de la información contenida en el documento. Cada dependencia debe determinar cuánta protección y autenticación necesita el documento. ¿Qué tan confidencial es la información contenida en el documento? ¿Cuáles son las consecuencias de una posible alteración o acceso no autorizado?.
–Naturaleza del documento: tener claro si el documento es formal, informativo, legal, administrativo o informal.
–Validez legal: algunos documentos pueden requerir un tipo específico de firma para cumplir con requisitos legales, por ello es importante saber si existen leyes o regulaciones específicas que establecen los requisitos para la validez de las firmas electrónicas en el contexto del documento en cuestión.
–Costo: las firmas digitales certificadas por un tercero, tienen costos asociados a la adquisición de certificados. La dependencia debe evaluar los recursos económicos que se tienen para adquirir esta firma.
No, este tipo de mecanismo fue autorizado para su uso exclusivamente durante la etapa de emergencia sanitaria, dada la contingencia, pero una vez superada esta etapa su uso no es válido para documentos oficiales, toda vez que no cumple con los atributos de autenticidad, integridad y no repudio.
Si, dado que es el sitio oficial donde se solicita y obtiene la firma digital certificada por la UNAL
En el numeral 7° del Manual operativo para la gestión de los documentos electrónicos de archivo y de los expedientes electrónicos durante su ciclo de vida, se brindan una serie de lineamientos para dar estructura semántica a los documentos electrónicos, así como ejemplos prácticos frente al uso de guiones, mayúsculas, minúsculas, fechas, entre otros.
La universidad suscribió el Contrato 05 de 2024 para la “Adquisición, implementación y parametrización del SGDEA fase 1 y automatización del flujo de comunicaciones oficiales – PQRS para la Universidad Nacional de Colombia”, de acuerdo con esto y al plan de trabajo aprobado se espera contar con el sistema en funcionamiento antes del primer cuatrimestre de 2025.
Si, actualmente con esta primera Fase 1 se está automatizando el flujo de comunicaciones oficiales (PQRS), sin embargo y siguiendo lo establecido en la hoja de ruta del proyecto, a futuro se prevé automatizar otros flujos de procesos estratégicos para la UNAL, con alto grado de producción documental de manera progresiva y secuencial sobre el SGDEA.
Efectivamente el sistema contará con criterios que garanticen la seguridad de la información, para ello se ha venido trabajando en conjunto con la Dirección Nacional de Estrategia Digital – DNED, quien ha dado los lineamientos y directrices a incorporar en el sistema.
Efectivamente, cada una de las sedes y usuarios del sistema, contarán con un acompañamiento fijo, el cual se estará informando una vez el sistema esté en funcionamiento.
Efectivamente, se llevarán a cabo capacitaciones por cada rol del sistema, y para cada una de las sedes de la UNAL de manera presencial e híbrida. El cronograma se divulgará durante los primeros meses del 2025 para contar con la asistencia de los usuarios de los usuarios que tendrán interacción con el sistema.