Transición a documentos electrónicos hoy se hace esencial

La UNAL, desde antes de la crisis por el Covid-19, trabaja en el diseño de un modelo de gestión de documentos electrónicos de archivo, vital para simplificar aspectos como el teletrabajo.    

Bogotá D.C. 23 de abril de 2020. El documento en papel sigue reinando en la mayoría de procesos administrativos (actas, proyectos, contratos, decisiones oficiales y un largo etcétera), pero la actual crisis sanitaria, que impone un distanciamiento social, ha puesto de relieve muchas de las ventajas de un modelo de gestión documental que se apoye intensamente en los recursos tecnológicos. Por eso, las organizaciones mejor preparadas para gestionar su información de manera remota son las que han podido migrar a modelos de teletrabajo sin demasiado riesgo, asegura Astrid Liliana Riveros Vega, Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia (ONGPD).

En ese sentido, la UNAL sabe que la transformación digital es una tarea compleja, de largo aliento y, sobre todo, urgente; por eso, incluso ante de la contingencia por el coronavirus, la Secretaría General adelanta un proyecto para diseñar un modelo corporativo de gestión de documentos electrónicos de archivo, los cuales tengan valor jurídico, sean fácilmente recuperables o reutilizables, con acceso controlado, que conserven su integridad y se preserven a largo plazo.

La definición de un modelo homogéneo facilita que cada área que quiera poner en marcha un sistema de gestión sepa de qué herramientas dispone y a qué lineamientos debe atender. De esta manera se minimizan al máximo los riegos, como la falta de identificación de los autores de los documentos y el contexto en que se produjeron. Por eso, uno de los objetivos del modelo es mitigar las amenazas identificando varios aspectos, como por ejemplo:

* En qué momentos del trámite administrativo se producen documentos cuya autenticidad es relevante.

* Definir mecanismos para verificar la identidad de quienes producen los documentos, en proporcionalidad a la importancia de los mismos. Frente a este ítem, la legislación colombiana prevé, como herramienta fundamental para la producción de documentos electrónicos auténticos, el uso de firmas electrónicas basadas en certificados digitales.

* Capturar información del contexto de producción del documento (datos identificativos del procedimiento, transacción, etc.) y garantizar la conservación de toda la información asociada.

Planificar para conservar

Cuando se habla de documentos electrónicos una de las preguntas frecuentes es ¿cómo garantizar su preservación y lectura a mediano y largo plazo, dado que la tecnología cambia en periodos relativamente cortos? Al respecto, la Jefe de la ONGPD sostiene que la preservación a corto tiempo es relativamente sencilla de gestionar, solo se requiere producir los documentos en formatos electrónicos conocidos, con información de contexto apropiada y almacenarlos en una plataforma de gestión documental que garantice la integridad.

“A largo plazo se requiere una mayor planificación para atender a la evolución de la tecnología. Esto está previsto, pero se requerirá de una supervisión proactiva para asegurar que las firmas electrónicas y la información que garantiza la autoría se mantengan vigentes; que los formatos electrónicos estén actualizados al estado de la técnica mediante procedimientos de migración controlados y que el acceso se garantice a través de canales que no comprometan su integridad. Sobre este tema, existen destacados trabajos a nivel internacional para definir plataformas que ofrezcan estas garantías, en particular la ISO 14721:2012, que concreta el modelo OAIS. El Archivo General de la Nación, que orienta todos los procesos de gestión documental en el país, ha desarrollado soluciones que implementan este modelo” manifiesta la funcionaria.

Si bien, la UNAL aún tiene un camino largo para pasar de una Institución basado en el papel a una en el documento electrónico con validez jurídica, la tarea ya empezó y la actual coyuntura impulsará este proceso. El proyecto de la Secretaría General ha podido determinar que el modelo debe hacerse de forma global, vinculado a la reingeniería de procesos, con una visión estratégica y pluridisciplinar; no hacerlo con prontitud traería riesgos y altos costos, debido a que se podrían multiplicar iniciativas tecnológicas independientes, desconectadas una de otras, lo que dificultaría, a la larga, la gestión y la eficiencia.

(23/04/2020/Carlos Andrey Patiño G.)