Transferencias Documentales

El servicio de transferencias documentales aplica para los documentos que han cumplido el tiempo de retención establecido en cada una de las TRD de las oficinas productoras de la universidad, donde también se establece la disposición final que se aplicará a cada uno de los documentos.

Las transferencias se realizan a los archivos centrales ubicados en las sedes de Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, Orinoquía, Amazonas y Caribe. Los archivos de gestión de las oficinas del Nivel Nacional, sede Tumaco y de la Paz, son transferidos al archivo central de la sede Bogotá.

Para realizar la transferencia documental siga estos pasos:

1. Verifique los tiempos de retención de cada TRD.


2. Organice los archivos de gestión de su oficina.


3. Aliste los archivos a transferir y registre en el inventario documental.


4. Solicite la transferencia y registre el inventario documental.


5. Conozca el procedimiento y los formatos asociados:


• Procedimiento de Transferencias y Eliminaciones Documentales – Código U.PR.11.005.022 (Versión 0.0)
• Plan Anual de Eliminaciones – código U.FT.11.005.012 (Versión 0.3)
• Plan Anual de Transferencias – Código U.FT.11.005.011 (Versión 0.1)

NOTA: Recuerde que todos los formatos y procedimientos los puede encontrar en https://softexpert.unal.edu.co (Macroproceso: Gestión de la Información. Proceso: Gestión Documental).