LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN LA UNAL

Antecedentes

Durante las vigencias 2019, 2020 y 2021, la UNAL elaboró un diagnóstico y definió su Política y Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – MGDEA, estableciendo los lineamientos y directrices técnicas para la gestión documental electrónica, durante el ciclo vital de los documentos producidos por las dependencias que hacen parte de su Estructura Interna Académico Administrativa, de acuerdo con sus funciones y misionalidad.

Y ¿qué es el MGDEA y cuál es su propósito e importancia?

El Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – MGDEA, es el marco de referencia para la implementación de la Política de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo y administración de archivos en la UNAL.  Se definió con el propósito de apoyar la elaboración y presentación de planes, programas, reportes e informes, a las diferentes instancias de competencia, así como para implementar acciones de evaluación, seguimiento y control.

En la definición de dicho Modelo, se surtieron varias fases, de las cuales se derivaron documentos de importancia, que dan línea frente a la aplicación del MGDEA en la UNAL, los cuales son: 1) el diagnotico de la situación actual de la UNAL en materia de gestión documental electrónica; 2) el Plan estratégico y la hoja de ruta y 3) la Política e instrumentos archivísticos.

Ampliemos la información sobre estos documentos

“Etapa surtida” Con el Diagnóstico se realizó un análisis sobre el estado de la gestión documental electrónica en la UNAL y con ello, se propusieron acciones para la implementación y mejora de los procesos.

“Etapa surtida” Mediante el Plan Estratégico, se presentaron estrategias a mediano y largo plazo, para implementar el modelo de gestión documental electrónica con un enfoque institucional y transversal, garantista de los principios archivísticos.

“Etapa en desarrollo” A través de la Hoja de Ruta, se establecieron las actuaciones a desarrollar para la implementación del del Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – MGDEA, segmentados por cuatro ámbitos implicados (jurídico, organizativo, gestión documental y tecnológico).

“Etapa en desarrollo” Con la Política e instrumentos archivísticos, se vienen generando los lineamientos, planes, productos y formatos para el manejo óptimo de los documentos, tanto físicos como electrónicos y en cualquier soporte.

Y, ¿Cómo se ha dado este proceso?

La primera parte, es decir el diagnostico, el MGDEA, el plan estratégico y la formulación de la hoja de ruta a seguir, así como otros documentos, se adelantó en el marco del Proyecto de inversión BPUN 425 “Definición de un Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para la UNAL”. 

En cuanto a la segunda y actual parte, es decir la implementación de la hoja de ruta, se está adelantando mediante el Proyecto de inversión BPUN 611 C-7 “Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para la UNAL – 1ra fase​”.