Este miércoles 5 de marzo la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, a través de una sesión virtual inició las pruebas funcionales del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos – SGDEA de la UNAL, que contó con la participación de los funcionarios designados por las nueve (9) sedes y que actualmente gestionan el flujo de comunicaciones oficiales en las Secretarias, Divisiones y Oficinas de gestión documental de la institución.
La apertura de la sesión estuvo a cargo de la Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental, María Clara Quiroz quien recalcó la importancia de la participación de las 9 sedes de la universidad en el desarrollo de estas pruebas como lideres del proceso de gestión documental en cada sede, y la necesidad de contar con las apreciaciones y participación activa para la implementación exitosa del SGDEA de la UNAL.
En la jornada se contextualizo brevemente a los funcionarios sobre el proceso que se ha adelantado en el marco del proyecto 611 C7 Modelo de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo para La UNAL – 1ra Fase mediante el cual se suscribió el Contrato 5 de 2024 con la empresa Infometrika SAS con el objeto de “Contratar la adquisición, implementación, parametrización del SGDEA Fase 1 y automatización del flujo de comunicaciones oficiales – PQRS para la Universidad Nacional de Colombia”.
Posteriormente, se explicó la metodología que se adelantará en las sesiones separadas con las sedes y que serán acompañadas por las ingenieras del proyecto, en las cuales se aplicará un caso de uso con 10 criterios que permitan verificar la parametrización y comprobar que el flujo de comunicaciones oficiales cumpla con los requisitos que aseguren la correcta gestión del flujo. Estos ejercicios se desarrollarán en el ambiente de pruebas y con usuarios genéricos creados especialmente para adelantar esta actividad.
La presentación básica del sistema estuvo a cargo de la empresa Infometrika SAS, quien presento la actual configuración, así como las funcionalidades del sistema, seguido de la explicación del paso a paso del flujo de comunicaciones oficiales a través de un caso de uso con los siguientes escenarios:
Radicación web
Consulta web
Radicación por ventanilla
No competencia de una comunicación
Traslado de la comunicación
Trámite y gestión de la comunicación
Creación comunicación interna y salida
Firma de jefe
Envío de comunicación
Archivo y finalización del trámite
Finalmente, y con el fin de que la comunidad universitaria conozca el avance de este proceso, compartimos el cronograma de las sesiones a desarrollarse el 6, 7 y 10 de marzo de 2025.
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