Transferencias documentales

El servicio de Transferencias documentales se aplica a los documentos que han sido generados o producidos por la Universidad Nacional de Colombia en uso de sus funciones y que se encuentren consignados en las Tablas de Retención Documental. Para ellos aplican los tiempos de retención documental y disposición final que se encuentren en las TRD de cada oficina productora de documentos. Para cada servicio se ha diseñado un procedimiento específico.

Con el fin de descongestionar los archivos de las oficinas de la Institución, se tiene activado desde el 2007 el servicio de transferencia de documentos que hayan cumplido sus tiempos de retención en los archivos de gestión. Las transferencias se realizan a los archivos centrales ubicados en las sedes de Bogotá, Medellín, Manizales, Palmira, Orinoquía, Amazonas y Caribe.

Los archivos de gestión de las oficinas del Nivel Nacional y de la sede Tumaco son transferidos al archivo central de la sede Bogotá.

Para acceder a los servicios de transferencia documental siga los siguientes pasos:

1. Verifique los tiempos de retención de cada TRD.

2. Organice los archivos de gestión de su oficina.

3. Aliste los archivos a transferir y registre en el inventario documental.

4. Solicite la transferencia y registre el inventario documental.

5. Conozca el procedimiento y formatos asociados a transferencia y eliminaciones:

• Formato de eliminaciones documentales.

• Plan anual de transferencias.

• Plan anual de eliminaciones.

• Identificación de transferencia o eliminación.

• Procedimiento de Transferencia y Eliminaciones Documentales.

(Recuerde que todos los formatos y procedimientos los puede encontrar en https://softexpert.unal.edu.co – Macroproceso: Gestión de la Información. Proceso: Gestión Documental).