Quiénes somos

La Sede Amazonia de la Universidad Nacional de Colombia cuenta con una infraestructura propia de aproximadamente 36 metros cuadrados, donde reposan 125,8 ML de Archivo Central por un determinado tiempo, de acuerdo con las TRD, y 6.6 ML de Archivo Histórico de conservación total.

Estos documentos se encuentran en buen estado físico y organizados mediante las actividades de clasificación documental, ordenación, depuración, retiro del material metálico, almacenamiento en carpetas y en cajas y su respectiva rotulación, foliadas e inventariadas, lo que garantiza una consulta rápida y eficaz.

Además, cuenta con tres archivadores rodantes con capacidad de 150.8 ML, un deshumidificador, dos aires acondicionados, un dataloger (equipo de medición y temperatura), adquiridos principalmente por el proyecto de inversión "Modernización y consolidación de la Gestión Documental y establecimiento de los archivos históricos de la Universidad Nacional Sede Amazonia 2010 - 2012".

Servicios prestados

• Asesorar a las oficinas productoras de documentos en la administración del archivo de cada área, de acuerdo con las tablas de retención documental vigentes adoptadas por la dependencia y las normas de archivo de la Universidad Nacional de Colombia, sede Amazonia.
• Aplicar los procedimientos de clasificación, organización e inventario documental en el archivo central de acuerdo con las tablas de retención documental.
• Elaborar y actualizar los inventarios documentales del Archivo Central e Histórico de la sede Amazonia.
• Realizar seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental en cada una de las oficinas productoras de la sede Amazonia.
• Atender las consultas y prestamos documentales solicitadas de los documentos que reposan en el Archivo Central de la sede Amazonia.
• Programar y efectuar la selección y eliminación documental de acuerdo con las directrices de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional.
• Realizar los ajustes, actualizar y aplicar las TRD aprobadas al 100% de los archivos de cada oficina productora de documento de la sede Amazonia de la Universidad Nacional.
• Realizar la programación y recepción en el Archivo Central las transferencias documentales de cada una de las oficinas productoras de documentos.

Kilometro 2 vía Tarapaca
Leticia, Amazonas

Atención administrativa:
Lunes a viernes 7:00 am. a 12:00 m. y 3:00 pm. a 6:00 pm.

Atención sala de consultas:
Lunes a viernes 7:00 am. a 12:00 m. y 3:00 pm. a 6:00 pm.

La División de Gestión Documental de la sede Bogotá de la Universidad Nacional de Colombia fue creada desde el año 1936 con el nombre de Archivo y Microfilmación; esta fue cristalizada en 1977 como División de Archivo y Correspondencia, para posteriormente en el 2014 transformarse en la División de Gestión Documental.

Misión
La División de Gestión Documental es la Dependencia de la Universidad Nacional de Colombia que administra y custodia el patrimonio documental mediante la gestión de procesos archivísticos y comunicaciones oficiales, con el fin de divulgar y garantizar el acceso a la información al público en general.

Servicios prestados

La División de Gestión Documental sede Bogotá tiene habilitados para la comunidad universitaria y la sociedad colombiana los siguientes servicios:

• Consultas documentales
• Divulgación del patrimonio
• Asesoría en gestión documental
• Transferencias y eliminaciones documentales
• Préstamo documental
• Capacitación en gestión documental
• Gestión de comunicaciones oficiales

La División de Gestión Documental se ubica en las instalaciones del Archivo Central e Histórico, edificio 500B. En este espacio se cuenta con mobiliario rodante de acuerdo con los requerimientos técnicos para este tipo de elementos. La capacidad instalada del espacio es de 11.500 ml de archivo. La dependencia tiene dos depósitos adicionales que albergan cerca de 5.500 ml adicionales.

Avenida El Dorado 42-42, Edificio 500B, Campus Universitario
Bogotá, D.C.

Atención administrativa:
Lunes a jueves 8:00 am. a 5:00 pm., viernes 7:00 am. a 4:00 pm.

Atención sala de consultas:
Lunes a jueves 8:00 am. a 5:00 pm., viernes 7:00 am. a 4:00 pm.

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La Sede Caribe tuvo su origen con la creación del Instituto de Estudios Caribeños, mediante Acuerdo N° 13 de 1995 del Consejo Superior Universitario, estructura que dispuso una oficina de Enlace en la Sede Bogotá. Esta facilitaba la coordinación con el nivel central y permitía realizar la investigación como vocación del Instituto.

Por la demanda de establecer una frontera en el Caribe, que atendiera las necesidades de formación, la Universidad justificó la adopción de una sede San Andrés, hoy sede Caribe, con influencia territorial en el Departamento Archipiélago, a través del Acuerdo N° 6 de 1997 del Consejo Superior Universitario.

Se completó su estructura con el traslado mediante Acuerdo No. 020 de 2008 del Consejo Superior Universitario del Centro de Estudios en Ciencias del Mar – CECIMAR, hoy Instituto de Estudios en Ciencias del MAR- CECIMAR, con fundamento legal en el Acuerdo No. 180 de 2015 del Consejo Superior Universitario.

A partir de 1997, la sede inicia una importante labor para la organización de su producción documental, llevando las Tablas de Valoración Documental (TVD), propuesta inicial que permitió organizar el Archivo Histórico con documentos de 1994 a 1998.

Desde el 1998 a la fecha, se organiza el Archivo Central y los archivos de gestión en las oficinas productoras documentales en la Sede, con base en las Tablas de Retención Documental - TRD.

En la año 2002 se decidió trasladar los documentos producidos por el Instituto y la sede San Andrés, que reposaban en la oficina de Enlace en la sede Bogotá, a la sede en la Isla de San Andrés. Esto derivó en la necesidad de realizar actividades de organización técnica de los archivos producidos y preservar la Memoria Institucional de la sede Caribe, que dan cuenta del beneficio para el Territorio Insular del establecimiento de la Universidad Nacional de Colombia, la única en esa región, en materia de formación y engrandecimiento de las capacidades de la comunidad en todos los ámbitos y edades. En materia de extensión se realizan cursos, talleres y asesorías. Y en cuanto a investigación se fortaleció la capacidad científica de la región mediante el desarrollo de investigaciones en temáticas pertinentes, tratando de impactar todos los aspectos que aseguren el desarrollo y establecimiento de la nación en la frontera.

Servicios prestados

• Consulta y préstamos documentales: Se atiende a usuarios internos y externos, brindándoles información sobre los documentos que reposan en en Archivo Central e Histórico de la sede, bien sea con fines administrativos, académicos, judiciales o de índole informativo y cultural. Se ofrece la herramienta de consulta inicial y de inventario de los documentos existentes en el Archivo Central e Histórico.
• Elaboración y actualización de TRD: se acompaña a solicitud del productor documental este proceso, con base en la generación del documento producto de la gestión académico-administrativa, la normativa vigente y los procesos y procedimientos que aplican al área competente.
• Asesoría en gestión documental: Su objetivo es orientar a las oficinas productoras de documentos de acuerdo con la estructura de la sede Caribe, en lo que tiene que ver con temáticas generales o situaciones particulares de gestión documental.
• Reprografía documental: Facilita el acceso, difusión y conservación de los documentos que reposan en el Archivo Central e Histórico, el objetivo final es la salvaguarda del patrimonio documental de la Universidad.
• Transferencias y eliminaciones documentales: Coordinar con los productores la recepción de documentos que han cumplido su ciclo en el Archivo de Gestión, y disponer finalmente de acuerdo con lo consignado en la TRD aprobada del documento archivado.

Campus principal Universidad Nacional Sede Caribe
Archivo Central
Carrera Cincunvalar, San Luis Free Town 52-44
San Andrés, San Andrés Isla

Atención administrativa:
Lunes a viernes 8:00 am. a 12:00 pm. y de 2:00 pm. a 6:00pm.

Atención sala de consultas:
Lunes a viernes 8:00 am. a 11:00 pm. y de 2:00 pm. a 5:00 pm.

El Archivo de la Universidad Nacional de Colombia sede Manizales inició con la documentación de la Secretaría de la Facultad de Ingeniería. Se encontraba ubicado en el bloque B, tercer piso, donde se encuentra actualmente la Hemeroteca, lugar que ocupó aproximadamente durante cuatro años.

Fue trasladado al bloque C, tercer piso, sitio donde se encuentra funcionando la Dirección del Departamento de Ingeniería Industrial. Posteriormente, estuvo ubicado en el bloque H, donde funcionaba la Biblioteca de Reserva y ahora se encuentran localizadas las oficinas de Universidad en la Red, Procrea y el Grupo de Trabajo Académico en Estudios Regionales Cultura y Sociedad.

Finalmente, se otorgó el espacio que ocupa actualmente, bloque F, piso 1, al lado de la oficina del Sindicato; además, por el trámite de la anterior Jefa de Archivo, Martha Lucía Giraldo Duque, se logró conseguir en calidad de préstamo un salón ubicado en el bloque H, piso -1.

Las condiciones en que se hallaba la documentación cuando se empezó a conformar la oficina de archivo como tal, no eran las más adecuadas para la preservación de la misma, puesto que había documentos empastados y sin empastar, guardados en carpetas o sueltos, situación que obligó a un proceso dispendioso de clasificación y organización por dependencias y de forma cronológica.

Una vez clasificada y ordenada la documentación se fue dotando el espacio con estanterías metálicas para la ubicación de los acervos documentales hasta la consecución de los archivos rodantes que se tienen ahora y donde reposa parte de la memoria de la Institución.

En el año de 2003, por la gestión de la Secretaria de Sede, se logró conseguir un espacio para el Archivo en el Campus La Nubia, situado enseguida de servicios médicos de estudiantes.

El funcionamiento de la Sección de Gestión Documental estuvo regulada por Resolución C.D Nº 40 de 1985, emanada del Consejo Directivo, "Por medio de la cual se reglamentan el sistema de Archivo y la Sección de Archivo y Correspondencia de la Facultad de Ingeniería de la Seccional de Manizales", derogada por la Resolución Nº 385 de 2003 "Por la cual se fijan Políticas Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comités de Archivo".

Servicios prestados

• Atención de consultas de información
• Seguimiento a la organización a los archivos de gestión
• Asesoría y trámite en la realización de transferencias y eliminaciones primarias
• Asesoría y trámite para la actualización de las Tablas de Retención Documental de las dependencias de la Sede.
• Capacitaciones personalizadas o en grupo sobre los diferentes temas archivísticos.
• Asesoría en la organización, foliación, levantamiento de inventarios documentales en los archivos de gestión.

Campus Palogrande Universidad Nacional Sede Manizales
Carrera 27 64-60, Bloque D, Piso 2
Manizales, Caldas

Atención administrativa:
Lunes a viernes 8:00 am. a 12:00 m. y 2:00 a 6:00 pm.

Atención sala de consultas:
Lunes a viernes 8:00 am. a 12:00 m. y 2:00 a 6:00 pm.

Con el Acuerdo N° 42 del Consejo Superior Universitario de 1972, se crea la Sindicatura-Administración Regional de la Sede y dentro de su organización jerárquica se encontraba el Sub-grupo de Archivo y Correo, el cual dependía de Servicios Generales. Entre sus funciones se encontraba la de llevar el archivo general de la Sindicatura-Administración y atender al correo interno y externo de la Universidad.

En 1980 con la expedición del Estatuto General de la Universidad Nacional de Colombia, depositado en el Acuerdo N° 124 del Consejo Superior Universitario, la Sección de Archivo y Correspondencia pasaría a depender, y aún hoy día, de la Secretaría de Sede. En adelante, la Sección comenzó labores en aras de una buena gestión documental, con la finalidad de recopilar los documentos de las oficinas productoras, pues hasta el momento no se contaban con normas específicas que establecieran la organización documental.

Para 1986, la Sección iniciaría procesos archivísticos, con el objetivo de sensibilizar al personal encargado de la custodia de los documentos y lo que esto representaba para la gestión de la institución en cuanto a decisiones administrativas y apoyo transversal a todas las áreas de la Sede para su intercomunicación y consulta. De esta manera, se logró centralizar la documentación de la Sede en un espacio específico. Con la transformación de la infraestructura del campus universitario, se realiza en 1993 un traslado masivo de documentos a la Sección, motivo de ello, se comenzaron a realizar nuevos procesos en la gestión archivística. En este mismo año la Facultad de Ciencias Humanas da inicio a un proyecto, cuyas actividades consistían en organizar y facilitar la consulta de los documentos que custodiaba la Sección.

El Archivo General de la Nación exigió en 1996 que todas las entidades del Estado deberían tener sus archivos organizados para preservar la memoria, identidad inscritos en el patrimonio documental; es así como nuevamente la Facultad de Ciencias Humanas propuso la conformación del Archivo Histórico de la Sede. De esta manera se comenzaron a gestar proyectos para su ejecución. La Sección logra obtener un nuevo espacio para el almacenamiento de la documentación, el cual se dotó de material necesario para dar continuidad a los procesos establecidos.

Entre 1998 y 2000, bajo un proyecto de inversión, se presentó la propuesta de Tablas de Retención Documental - TRD, las cuales fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación en el año 2002. A partir de este momento la Sección comenzó a participar activamente de diferentes proyectos, los cuales estaban inscritos en la recuperación, la conservación, la preservación y la divulgación de la memoria y el patrimonio documental que salvaguarda la institución. Entre los que se destacan:

• Recuperación y preservación de la memoria institucional – Sede Medellín, 2003-2004.
• Organización de archivos acumulados e históricos 2007-2009.
• Innovación del sistema de gestión documental y apropiación/difusión de las fuentes históricas del patrimonio documental, de la Universidad Nacional de Colombia - Sede Medellín 2013-2015.
• Incorporación de herramientas tecnológicas en la gestión documental y divulgación de la memoria histórica de la Universidad Nacional de Colombia, Sede Medellín 2016-2018. Actualmente la Sección de Gestión Documental tiene puesto al servicio de la comunidad universitaria y al público en general, todo el patrimonio documental que custodia en su Archivo Histórico y Central, en el cual se encuentra depositado más de siglo y medio de memoria e identidad institucional y sigue avanzando en todos los procesos de nuevas técnicas y tecnologías para asegurar la conservación de los bienes documentales, fuente primaria para la ciencia, la cultura, la historia y la investigación.

Servicios prestados

Capacitaciones: la Sección brinda capacitaciones en temas relacionados con Tablas de Retención Documental (TRD), transferencias documentales e intervención de Archivos de Gestión.

Visitas guiadas:se atienden visitas a los estudiantes de otras instituciones de educación para conocer los procesos que se derivan de la gestión y la administración documental en la Sede.

Consultas: la Sección atiende las consultas que se reciben de manera presencial, vía correo electrónico y vía telefónica, las cuales son atendidas de acuerdo a la necesidad o lo estipulado en días hábiles, según sea el caso.

Asesorías:las asesorías brindadas por parte de la Sección atienden a la solicitud del personal administrativo de manera individualizada, se acompaña en temas relacionados con organización de Archivos de Gestión, transferencias primarias y eliminaciones documentales.

Calle 59 a 63-20 Campus El Volador, Bloque 41 oficina 105
Medellín, Antioquia

Atención administrativa:
Lunes a viernes 7:30 am, a 12:00 m, y 1:30 a 5:00 pm

Atención sala de consultas:
Lunes a viernes 8:00 a 11:30 am. y 2:00 a 4:30 pm.

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En el año 1996 fue creada la sede Arauca de la Universidad Nacional de Colombia, mediante Acuerdo 40 de 1996 del Consejo Superior Universitario. Así mismo, a través del Acuerdo 24 de 1997, modificado por el Acuerdo 16 de 2009 del Consejo Superior Universitario se creó el Instituto de Estudios de la Orinoquia.

En concordancia con lo dispuesto en el Estatuto General de la Universidad (Acuerdo 011 de 2005) se transformó la sede Arauca en sede de Presencia Nacional de Orinoquia, a través de la cual la Universidad Nacional de Colombia se propuso garantizar su presencia en una zona estratégica para el desarrollo económico, político y social del país y consolidar su trayectoria académica e investigativa en la región de la Orinoquia, dentro del proyecto de reconocimiento y presencia en las fronteras nacionales, geográficas y culturales, y de construcción de la unidad nacional.

Desde su creación, la Sede de Presencia Nacional de Orinoquia ha desarrollado los fines misionales encomendados a la Universidad Nacional de Colombia (Formación, Investigación y Extensión), orientados a fortalecer los procesos de desarrollo regional y adaptando las capacidades institucionales al contexto de la región a través de programas que facilitan la inclusión social de sus comunidades.

Servicios prestados

Préstamo y/o consulta documental se realiza de acuerdo al procedimiento U-PR-11.005.015 definido por la Universidad Nacional de Colombia. Este procedimiento define entre otros aspectos las condiciones generales para acceder al servicio, así como las actividades que se deben ejecutar en la prestación del mismo.

Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Art. 22° 27°, 28° y 29.

Acuerdo 07 de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación Arts. 40° a 51

Kilometro 9 vía a Caño Limón
Arauca, Arauca

Atención administrativa:
Lunes a viernes 7:00 am. a 12:00 m. y 2:00 a 5:00 pm.

Atención sala de consultas:
Lunes a viernes 8:00 am. a 12:00 m. y 2:00 a 4:00 pm.

Misión
Coordinar la efectiva planeación, implementación y mejoramiento de la gestión documental de la Universidad Nacional de Colombis - Sede Palmria, de acuerdo con los estandares internos y externos para el manejo de los documentos y la legislación vigente, con el fin de preservar el Patrimonio Documental de la Sede, manetener los archivos en las mejores condiciones técnicas de organización, conservación y acceso, y asegurar su disponibilidad para la academia, la comunidad en general y del mejoramiento institucional.

Servicios prestados

• La oficina de Gestión Documental presta asesorías, capacitación a productores documentales, consulta y prestamos, elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental
• Seguimiento de archivos
• Transferencias y eliminaciones documentales
• Reprografía documental
• Gestión de comunicaciones internas y externas.

Todo lo anterior contemplado dentro del decreto 1080 de 2015 del ministerio de cultura y la resolución 1017 de 2016 de la Universidad Nacional de Colombia por medio del cual "Por la cual se regula la función del Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad"

Carrera 32 12-00
Archivo Central - Taller de Maquinaria Agrícola - Edificio 120
Palmira, Valle del Cauca

Atención administrativa:
Lunes a viernes 8:00 am a 12:00 m y 1:00 pm a 5:00 pm

Atención sala de consultas:
Lunes a viernes 8:00 am a 12:00 m y 1:00 pm a 5:00 pm

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