Documentos Electrónicos de Archivo: el reto es anclarlos en la cultura UNAL

 Una serie de talleres de sensibilización para la gestión del cambio frente al uso de los Documentos Electrónicos de Archivo evidencia que la comunidad UNAL tiene claro que la pandemia cambió la relación que teníamos con el documento en papel.

03 de diciembre de 2021 (Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental – Secretaría General).

No hay marcha atrás: la gestión documental en la Universidad Nacional de Colombia deberá incursionar de lleno en la era digital. De eso son conscientes los funcionarios que hicieron parte de los talleres de preparación para el cambio de la cultura organizacional sobre al uso del Documento Electrónico de Archivo.

En la capacitación, liderada por la Dirección Nacional de Estrategia Digital (DNED) de la UNAL, los participantes reconocieron que el gasto de papel y la forma actual de archivar y duplicar documentos se están convirtiendo en prácticas obsoletas. Por un lado, va en contra del medioambiente, y por otro, complica las funciones laborales y la prestación de servicios en la gestión.

Rodrigo Granada, consultor sénior en gestión del cambio de la DNED y encargado de los talleres, afirmó que el giro que está dando la Universidad de ser una institución basada en el papel a una en los documentos electrónicos implica dos procesos: una parte “dura”, relacionada con lo técnico y funcional, y una blanda, que es el anclaje cultural de los nuevos modelos de gestión documental.

El profesor Granada, quien también hace parte del Grupo de Investigación y Desarrollo en Inteligencia Artificial de la Facultad de Minas, en la sede Medellín, aseguró que las dos fases son fundamentales, pero hay que hacer énfasis en la segunda para consolidar los hábitos y los comportamientos frente a las nuevas herramientas del documento electrónico de archivo, un proyecto que lidera la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la UNAL.

“Para que haya un anclaje cultural se debe dar un primer paso que consiste en que todos los implicados deben entender muy bien el proyecto, el por qué y para qué la Universidad lo hace, así como plantear preguntas estratégicas de qué sucedería si no se hiciera, ¿nos quedaríamos muy atrasados?”, plateó el experto.

En los 10 talleres realizados con 234 funcionarios de todas las sedes de la UNAL hubo consenso en que en un entorno post-pandemia sería un riesgo no actualizarse y renovar las prácticas de gestión, de acuerdo con las posibilidades tecnológicas actuales. Sin embargo, las personas aún tiene muchas inquietudes respecto a cómo se enfrenta esta nueva realidad digital.

En ese sentido surgieron muchas preguntas: ¿cómo se están digitalizando y cómo se certifican las firmas electrónicas?, ¿en qué momento se van a poder usar?, ¿cuál es la diferencia entre firma digital y electrónica?, ¿quién las avala? ¿Cuáles son los procesos para la transferencia electrónica? ¿La digitalización paulatina se hará en cada dependencia?

“Cuando se entienden esas cuestiones se pasa a una segunda fase que es la motivación, pues entiendo cuáles son los beneficios. Esta es una parte muy importante del plan de comunicación de todo proyecto de base tecnológica, y es que se le visibilice al sistemas de actores cuáles son los beneficios de una iniciativa; en este caso, la implementación del documento electrónico de archivo”, manifestó el profesor Granada.

Agregó que cuando se logra ese objetivo, el de la motivación, se puede esperar una autonomía de acción; esto es, que no haya que obligar a las personas a que hagan las cosas, sino que estas son conscientes de su rol en la aplicación del proceso. Por supuesto, esto no se logra en unos pocos meses, sino que se requiere de años de refuerzo, por lo que es un factor que siempre debe estar inmerso en la planeación institucional.

“Todo cambio que no se refuerce tiene grandes dificultades; entonces, es evidente que se deben dar unas transiciones en donde haya una simbiosis entre las prácticas obsoletas y lo que llamamos mejores prácticas”, concluyó el consultor de la DNED.